. Алгоритмы действий ЛИЧНОЕ ДЕЛО РАБОТНИКА: оформляем и ведем правильно В соответствии с должностными обязанностями, предусмотренными, инспектор по кадрам (либо лицо, выполняющее его функции) формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью. В целях оказания практической помощи указанным специалистам в выполнении этих обязанностей в данной публикации изложены основные положения, предусмотренные (далее – Инструкция). Инструкция устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности. Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь. Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам).
Личное дело работника формируется в течение всего время работы, в статье приведен состав. Что входит в личное дело работника образец. Правила формирования и оформления личного. Скачать личное дело работника РБ. Акция образец. Подшиваемые в личное дело работника.
Когда формируется личное дело работника и какие документы следует включать при его формировании? Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения) о приеме на работу (назначении на должность).
При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности: внутренняя опись документов личного дела; дополнение к личному листку по учету кадров; личный листок по учету кадров; автобиография; копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке; заявление о приеме на работу; копия (выписка) приказа (распоряжения) о приеме на работу (назначении на должность).
Описание Правила формирования и оформления личного дела сотрудника Правила формирования и оформления личного дела сотрудника 'Кадровик. Кадровое делопроизводство', 2011, N 11 ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ЛИЧНОГО ДЕЛА СОТРУДНИКА Работнику кадровой службы необходимо обладать точной, полной, объективной информацией о работниках организации. Данные, связанные с трудовой деятельностью каждого работника, собираются в своеобразное досье - личное дело. Нужно ли вести личные дела в обязательном порядке и какие документы могут храниться в личных делах, рассмотрено в данной статье.
Общие правила систематизации документов и формирования дел Словарь кадрового делопроизводства. Дело - это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела (ГОСТ Р 51141-98). Переходящее дело - это дело, документы которого отражают решение вопроса, длящегося более одного года (устав фирмы, личное дело, уголовное дело и т.
В целях быстрого поиска документов, а также для обеспечения их сохранности необходимы систематизация и формирование (группировка) документов в дела. Правила группировки различных видов документов и дальнейшего формирования их в дела изложены в Основных правилах работы архивов организаций 1. В основе принципа формирования дел лежит срок хранения документов.
Сроки хранения документов устанавливаются Федеральной архивной службой и распространяются на все организации независимо от формы собственности. Сроки хранения документов указаны в: - Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от N 1182); - Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.
Приказом Минкультуры России от N 558). Следует обратить внимание, что по поводу последнего документа имеются серьезные сомнения. Решение ВАС РФ от N 7889/11 'Об отказе в удовлетворении заявления о признании частично недействующим Приказа Минкультуры РФ от N 558' говорит, что данный Приказ Минкультуры России, утвердивший Перечень и сроки хранения архивных документов государственных и частных организаций, признан не вступившим в силу, так как он не был официально опубликован полностью. На этом основании ВАС РФ отказал в признании его не соответствующим законодательству и недействующим.
Заявитель (ОАО 'ГМК 'Норильский никель') требовал признать этот Приказ незаконным по существу, так как, по его мнению, он не соответствует Федеральному закону 'Об архивном деле в Российской Федерации', принят с нарушением полномочий Министерства культуры РФ и нарушает права и законные интересы заявителя в сфере осуществления им предпринимательской деятельности, незаконно возлагая на него обязанность по хранению и предоставлению акционерам по их требованию неоправданно широкого перечня документов. Это Решение ВАС РФ может быть пересмотрено в порядке надзора в срок, не превышающий 3 месяцев со дня его вступления в законную силу. Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения: - временного хранения (до 10 лет включительно); - долговременного срока хранения (свыше 10 лет); - постоянного срока хранения. В государственные архивы поступают только документы с постоянным сроком хранения, документы до 10 лет хранения остаются в организации или поступают в ведомственный архив организации (архив организации). Основное требование к формированию дел - это группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные с рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются.
Документы формируются в дело за 1 календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела. Переходящее дело вносится в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. В тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные тома. Документы включаются в дело только в одном экземпляре, поэтому черновики и размноженные копии в дело не подшиваются. Толщина каждого дела не должна превышать 30 - 40 мм, это около 250 - 300 листов.
Если документов больше, дело разделяется на два или более тома. Особенности формирования личного дела сотрудника Словарь кадрового делопроизводства. Личное дело - это систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность сотрудника. Внутренняя опись дела - это документ, содержащий перечень документов, входящих в состав дела, и предназначенный для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. Особенно тщательно необходимо относиться к формированию личного дела сотрудника, так как срок хранения данного дела составляет 75 лет и документы данного дела служат подтверждением записей в трудовой книжке сотрудника. Статья 42 Федерального закона от N 79-ФЗ 'О государственной гражданской службе Российской Федерации' (ред.
От ) обязывает службу кадров отражать весь период госслужбы чиновника в его личном деле, но в других организациях ведение личного дела не обязательно. Однако в соответствии с ч. 17 Федерального закона от N 125-ФЗ 'Об архивном деле в Российской Федерации' (ред.
От ) документы по личному составу особо выделены в числе тех архивных документов, сохранность которых обязаны обеспечивать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица. Состав документов личного дела законодательно не закреплен. Личные дела заводятся на руководящих работников всех рангов, специалистов, работников, располагающих материальными или информационными ресурсами, владеющих ценными или конфиденциальными сведениями, документами, базами данных. На рабочих (в т. Работающих временно) и технический персонал организаций личные дела обычно не заводятся.
Все необходимые сведения о них отражаются в личной учетной карточке формы N Т-2 или N Т-2ГС. Состав документов личного дела сотрудника Личное дело заводится после издания приказа о приеме работника на работу. Личное дело формируется в два этапа: - в процессе приема работника на должность после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу; - в процессе ведения личного дела в течение трудовой деятельности работника.
На первом этапе документы в личном деле располагаются в следующей последовательности: - внутренняя опись документов дела; - копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные; - копия приказа о приеме на работу. Составление автобиографии, резюме и заявления, так же как и порядок внесения их в личное дело сотрудника, не является обязательным и зависит от принятой процедуры приема на работу в конкретной организации. При формировании личного дела следует учитывать, что в соответствии с ТК РФ заявление о приеме на работу не является основанием для приема работника на работу (основанием является трудовой договор), то есть не обязательно, а сведения автобиографии дублируются в личной карточке, так же как и резюме. На втором этапе документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе 'Примечание').
Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. Следует обратить внимание также на то, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.
Копии документов об образовании должны быть заверены сотрудником службы кадров. Отметка о заверении копии проставляется специальным штампом или делается от руки. Отметка о заверении копии включает в себя следующие элементы. Копия приказа о приеме на работу также должна иметь отметку о заверении копии, оформленную по образцу, указанному выше. В противном случае это будет ксерокопия или копия, не имеющая юридической силы.
Не следует писать 'Копия верна', поскольку и так понятно, что это копия, а не оригинал. При выдаче копии за пределы организации (а документы личного дела будут передаваться в архив) на ней проставляется печать.
Документов личного дела Соколовой Ирины Николаевны (фамилия, имя, отчество работника) Отметка о заверении Верно (без двоеточия) Специалист отдела кадров И. Миронов На втором этапе в процессе трудовой деятельности работника в его личное дело включаются в хронологическом порядке: - документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т. П.); - материалы, характеризующие работника (аттестационные листы, копии актов ревизий его деятельности, заключения по обследованию деятельности работника, заверенные копии выданных ему характеристик и т. Включаются в личное дело также: - копии приказов о перемещении по должности; - копии документов о поощрениях и награждениях, присвоении классных чинов, квалификационных разрядов.
Данные документы могут относиться к периодам времени и до назначения работника на должность. При увольнении сотрудника в личное дело подшивается копия приказа об увольнении. Все приказы должны иметь отметку о заверении копии.
Таким образом, личное дело составляют документы, которые в дальнейшем могут быть востребованы в случае утери сотрудником трудовой книжки. Рекомендации по формированию и оформлению документов по личному составу Галина Кудрякова, главный специалист общего отдела государственного учреждения «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь В процессе деятельности отдела кадров организаций различных форм собственности помимо приказов по личному составу создается достаточное количество документов, имеющих большое значение. Значимость этих документов определяется тем, что они постоянно и по истечении многих лет востребованы, например, при наведении справок социально-правового характера. Давайте рассмотрим, какие это документы и какие существуют правила и требования к их оформлению. Протоколы заседаний квалификационной, аттестационной комиссий, конкурсной комиссии по формированию резерва руководящих кадров Протоколы заседаний комиссий вам необходимо формировать в дела за один календарный год. Протоколы внутри дела систематизируйте по хронологическому принципу в порядке возрастания номеров. К каждому протоколу прикладывайте документы, рассмотренные на заседании комиссии.
Личное Дело Работника Образец Рб
Все документы дела с протоколами нумеруйте. Необходимо составлять лист-заверитель, оформлять обложку дела. Крайними датами дела являются даты первого и последнего протокола заседаний комиссий. Если протоколы сгруппированы в нескольких томах, то в заголовке дела на обложке указывайте номера протоколов, а также номер тома. Пример оформления обложек смотрите в рубрике «Полезная практика». Личные карточки уволенных работников Личные карточки уволенных работников группируются в дела по году увольнения работников.
В деле личные карточки систематизируйте по алфавиту фамилий. Внутри одной буквы алфавита карточки систематизируются по алфавиту второй буквы фамилий. Например, сначала в деле располагаются все карточки на букву «А», потом на букву «Б» и т.д.
Как правило, на одну и ту же букву в деле содержится несколько карточек. В таком случае карточки внутри буквы «А» располагаются по алфавиту по второй букве фамилии. Например, сначала располагается карточка «Авакумов Михаил Александрович», далее - карточка «Акунин Борис Леонидович» и т.д. Этот принцип распространяется на все документы, при систематизации которых используется алфавитный принцип. При объеме документов более 250 листов дело делят на самостоятельные тома, документы каждого тома являются продолжением предыдущего по алфавиту фамилий. Например, первый том содержит личные карточки на буквы А-К, второй том - на буквы Л-П, третий - на буквы Р-Я.
Листы каждого тома с личными карточками нумеруются самостоятельно, в каждом томе составляются внутренняя опись документов и лист-заверитель. Пример оформления обложек дел, сформированных в тома, с личными карточками уволенных работников смотрите в рубрике «Полезная документация».
26-27 журнала. При составлении внутренней описи в разд. 4 «Заголовок дела» указываются фамилия, имя и отчество уволенного работника. Образец оформления внутренней описи дела с личными карточками уволенных работников смотрите в рубрике «Полезная документация».
Личные дела уволенных работников Существует 2 способа формирования личных дел уволенных работников: каждое личное дело уволенного работника подшивается и оформляется отдельно; все личные дела уволенных работников подшиваются в одно дело по году увольнения. При первом и втором вариантах формирования личных дел уволенных работников все документы внутри каждого личного дела располагайте в порядке, предусмотренном п. 2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от № 2 (далее - Инструкция). В случае если каждое личное дело уволенного работника подшивается отдельно, в личное дело включаются внутренняя опись документов дела, которая составляется в процессе ведения личного дела, и лист-заверитель.
Фамилию, имя, отчество уволенного работника в заголовке указывайте в именительном падеже. Крайними датами личного дела являются даты приказов о принятии и увольнении работника. Пример оформления обложки отдельного личного дела и обложки дела, в котором сброшюрованы несколько личных дел уволенных работников вы найдете в рубрике «Полезная документация». В случае если все личные дела уволенных работников формируются и подшиваются в одно дело по году увольнения, кроме документов личных дел, внутренних описей документов личных дел, в каждом томе составляется дополнительно внутренняя опись личных дел, включенных в данный том: в разд. 4 «Заголовок документа» указываются фамилия, имя, отчество уволенного работника. Необходимо уточнить, что при заведении личного дела работника составляется внутренняя опись дела по форме, предусмотренной Инструкцией в приложении 1.
Форма внутренней описи дел, рекомендованная для всех видов документов Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), имеет иное расположение реквизитов. Поэтому при заведении личного дела нужно использовать форму внутренней описи, рекомендованную Инструкцией, но при подготовке личных дел к передаче в архив и брошюровке их в тома необходимо составить внутреннюю опись дел по форме, предусмотренной Инструкцией по делопроизводству.
Лист-заверитель размещается в конце тома. Личные дела уволенных работников нумеруйте черным графитным карандашом в правом верхнем углу. В случае если личные дела каждого уволенного работника подшиты отдельно, вам необходимо нумеровать каждое дело самостоятельно. Если личные дела уволенных работников сброшюрованы в тома по году увольнения, то все документы этого тома нумеруются валовым порядком. Принцип нумерации одинаков для всех личных дел независимо от способа формирования дела. Если в деле встречается сложенный лист, то он разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.
Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как 2 листа. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист. Документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Вложения нумеруются отдельно от конверта: вначале конверт, а потом очередным номером каждое вложение в конверте. Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заве- рительная надпись, форму которой смотрите в рубрике «Полезная документация». Особенности заполнения листа-заверителя мы рассматривали в рекомендациях при оформлении приказов по личному составу, опубликованных в 7-м номере журнала.
5-6 в статье «Формируем и оформляем дела с приказами руководителя организации по личному составу». Трудовые договоры, контракты Особенность формирования трудовых договоров и контрактов заключается в том, что по п. 219 Перечня типовых документов-2006 трудовые договоры и контракты имеют срок хранения 3 года после истечения срока действия договоров и контрактов, контракты с государственными служащими - 75 лет. Опустим вопрос о том, почему такая дискриминация допущена в отношении одного и того же вида документов. Очевиден лишь факт некоторого противоречия в том, что на основании Инструкции при формировании личных дел работников по решению кадровой службы допускается включать трудовые договоры и контракты в состав личных дел. Следовательно, если контракты включены в состав личных дел, то они имеют срок хранения 75 лет, а если на работника не ведется личное дело, стало быть, трудовой договор и контракт должны храниться 3 года после истечения срока действия договора или контракта. В связи с таким противоречием, допущенным Государственной архивной службой Республики Беларусь, автор рекомендует хранить все трудовые договоры и контракты 75 лет.
Уверенность в правильности рекомендации придает тот факт, что при прекращении деятельности организации негосударственной формы собственности или государственной организации, не имеющей правопреемника или вышестоящей организации при передаче документов в городской или районный архив на государственное хранение, требуется среди документов 75-летнего срока хранения передать также трудовые договоры и контракты. Автор считает это требование городских и районных архивов правильным, так как трудовые договоры и контракты в дальнейшем могут послужить основанием для выдачи гражданам справок социально-правового характера, подтверждающих факт, место и стаж работы гражданина в организации. Если трудовые договоры и контракты включены в состав личных дел, тогда они просто располагаются в личном деле среди других документов в порядке, предусмотренном Инструкцией. Если же на работника не заведено личное дело, можно рекомендовать формировать трудовые договоры и контракты по году окончания срока действия контракта. Внутри дела договоры и контракты лучше всего располагать по алфавиту фамилий работников, чтобы сделать в будущем поиск необходимой информации оперативным. Эту категорию документов необходимо оставить на хранение на срок 75 лет. В связи с этим в каждом деле следует составить внутреннюю опись документов по форме, предусмотренной для всех категорий документов с 75-летним сроком хранения.
В разделе «Заголовок дела» будут указаны фамилия, имя, отчество работника. Все остальные элементы оформления дела соответствуют общепринятым нормам, о которых мы рассказывали выше.
Галина Кудрякова, главный специалист общего отдела государственного учреждения «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь. ЛИЧНЫЕ ДЕЛА РАБОТНИКОВ БЮДЖЕТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ ЛИЧНЫЕ ДЕЛА РАБОТНИКОВ БЮДЖЕТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ ЛИЧНЫЕ ДЕЛА РАБОТНИКОВ БЮДЖЕТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ Большинство кадровых работников организаций знакомы с понятием “личное дело“. Зачастую его оформление производится по правилам, принятым в организации еще несколько лет назад.
Сложность заключается в том, что в настоящее время на законодательном уровне отсутствуют нормы, регламентирующие порядок ведения личных дел. В данной статье рассмотрим основные вопросы, связанные с ведением дел, возникающие на практике. Обязательно ли ведение личного дела? Определение термина “личное дело“ в ТК РФ и других нормативно-правовых актах, регламентирующих вопросы трудового права и кадрового делопроизводства, в настоящее время отсутствует. Нет и норм, согласно которым личное дело было бы обязательно для ведения в бюджетных учреждениях. Лишь в законах, регламентирующих государственную и муниципальную службу, и в ряде правовых актов, регламентирующих деятельность в отдельных учреждениях, где предусмотрена государственная служба, содержатся такие положения. Например: - ст.
42 Федерального закона от N 79-ФЗ “О государственной гражданской службе Российской Федерации“ (ред. 41.2 Федерального закона от N 2202-1 “О Прокуратуре Российской Федерации“ (ред. 30 Федерального закона от N 25-ФЗ “О муниципальной службе в Российской Федерации“ (ред.
Таким образом, можно было бы сказать, что для бюджетных учреждений, в которых не предусмотрена государственная или муниципальная служба (далее - бюджетные учреждения), ведение личных дел не обязательно. Однако необходимость систематизации документов по учету личного состава, а также соблюдения норм Федерального закона от N 152-ФЗ “О персональных данных“ (ред. От ) (далее - Закон N 152-ФЗ) и положений гл. 14 ТК РФ позволяет говорить о том, что и в бюджетных учреждениях нужно вести личные дела. Согласно п. 3 данного Закона персональные данные - это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы. Основываясь на приведенных выше и некоторых других правовых актах, определим, что же такое личное дело работника и каков порядок его ведения, подходящий для применения в бюджетных организациях.
Порядок ведения личного дела Анализ указанных выше Законов позволяет вывести следующее определение: личное дело - это систематизированный комплект документов, содержащих персональные данные работника. На практике он выглядит как папка с документами, формирующимися и подшивающимися в течение времени работы конкретного лица в организации. Обычно в личное дело включаются следующие документы: - внутренняя опись документов дела; - личная карточка работника (форма N Т-2); - дополнение к личной карточке работника; - копии документов об образовании; - характеристики и рекомендательные письма; - личные заявления работника; - копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника; - отзывы должностных лиц о работнике; - справки о состоянии здоровья; - другие документы, нахождение которых в личном деле будет целесообразным; - лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив). Личное дело заводится непосредственно после издания приказа о приеме работника на работу.
Все документы, поступающие в личное дело, располагаются в хронологическом порядке (в порядке их принятия или оформления, то есть сначала во внутреннюю опись вносятся документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, далее - в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу), брошюруются, страницы нумеруются. Дело формируется в течение всего времени работы сотрудника. Завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. К личному делу прилагается внутренняя опись и заполняется по мере включения документов в дело.
В нее заносятся наименования всех подшитых документов, дата их включения в дело, количество листов, а также дата изъятия документа из дела с указанием лица, изъявшего документ, и причины изъятия. В случае временного изъятия документа вместо него вкладывается лист-заменитель. Изъятие документов из личного дела производится только с разрешения руководителя кадрового отдела.
Внутренняя опись подписывается лицом, ее составляющим, с указанием даты составления. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно. Пример оформления внутренней описи личного дела приведен ниже.
Опись документов личного дела Гусевой Альбины Валентиновны - (фамилия, имя, отчество работника) N ¦ Индекс ¦ Дата ¦ Заголовок ¦Номера¦ Дата ¦ Кому ¦ Дата ¦ Примечание ¦ п/п¦документа¦ создания ¦ документов, ¦листов¦ выдачи ¦ выдан ¦ возврата¦ ¦ ¦ ¦ ¦ краткое ¦ дела ¦документа¦документ¦документа¦ ¦ 1 ¦ 06 - 12 ¦¦Личная ¦ 1 - 8¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Количество листов внутренней описи -. (цифрами и прописью) Инспектор отдела кадров - /О.В. Филиппова/ Как правило, не включаются в личное дело документы второстепенного значения, имеющие временные (до десяти лет) сроки хранения, например, справки с места жительства, о состоянии здоровья, о семейном положении и т.п.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Росархивом (далее - Перечень). В нем содержатся наименования документов, которые создаются или поступают в организацию, и приведены нормативные сроки их хранения. Данными нормами работники кадровых служб должны руководствоваться при ведении кадрового делопроизводства в организации.
К каждому личному делу прилагается фотография работника (без головного убора) формата 3 x 4 см. На оборотной стороне фотографии указываются фамилия, имя, отчество работника, заверяемые личной подписью кадровика и печатью. Личному делу присваивается номер, который фиксируется в журнале учета личных дел. Далее оформляется обложка личного дела, в том числе в верхнем левом углу его обложки проставляется присвоенный делу номер. Дадим образец оформления лицевой стороны обложки. МЛПУ “Городская больница N 8“ (наименование предприятия, организации, учреждения) Гусева Альбина Валентиновна (фамилия, имя, отчество) ¦Фонд N ¦ Дата начала - ¦Опись N -¦ Дата окончания - ¦Дело N -¦ На - листах В бюджетных учреждениях работники кадровых служб могут вести личное дело в более упрощенном порядке - не прошивая страницы и не делая опись. В этом случае рекомендуем папку с документами назвать не “личное дело“, а “папка с персональными данными работника (Ф.И.О.
Работника)“, и порядок ведения закрепить в локальном нормативном акте организации (например, в положении о персональных данных работников, с которым работники должны быть ознакомлены под роспись согласно п. 16 Указа Президента РФ от N 609 (ред. От ) к личному делу гражданского служащего часть документов приобщается в виде оригиналов (письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу, собственноручно заполненная и подписанная гражданином РФ анкета, экземпляр служебного контракта, заключаемые в дальнейшем дополнительные соглашения к нему и т.д.), а другие документы - в виде копий (документы, содержащие личные данные сотрудника: паспорт, свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния и т.д.; акты государственных органов о назначении на должность, переводе, увольнении и др.). В бюджетных учреждениях порядок хранения документов, содержащих персональные данные работников, может различаться. Например, локальными нормативными актами может быть установлено, что приказы о приеме, переводе, увольнении работников хранятся отдельно от других документов и формируются в дела в течение года по мере их создания.
В этом случае в папки с персональными данными будут помещаться копии таких документов. Если же штат невелик, возможно хранение оригиналов указанных приказов непосредственно в папках с персональными данными. Другие документы (заявления о приеме на работу, аттестационные листы, объяснительные работников и т.д.) хранятся непосредственно в этих папках. Передача личных дел работников в архив В отделе кадров хранятся дела работающих сотрудников. После увольнения работника его личное дело подготавливается кадровой службой для передачи в архив. Для этого необходимо: - уточнить нумерацию листов дела; - уточнить или составить внутреннюю опись; - внести уточнение в реквизиты лицевой обложки дела.
При передаче в архив индивидуальные личные дела объединяются в одну обложку (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам расторжения трудовых отношений). Объем дела (тома) не должен превышать 250 листов. Материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) располагаются в алфавитном порядке (пофамильно), при этом материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего лица, трудовые отношения с которым прекращены. Документы личного дела подшиваются на четыре (три) прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетаются таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшивать (переплетать), нужно удалить скрепки со всех документов. Каждое объединенное дело (том) сопровождается внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).
Опись документов можно готовить на компьютере, а дата и подпись ставятся вручную. В конец дела подшиваются бланки листов-заверителей дела. Приведем образец его заполнения. Лист-заверитель дела N - 130 (сто тридцать) В деле подшито и пронумеровано - листов, (цифрами и прописью) ¦Лист подклеен полоской белой бумаги ¦ 56 ¦ Инспектор отдела кадров Филиппова /О.В. Филиппова/ Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно представитель архива проверяет полноту и правильность подготовки личных дел к передаче.
Выявленные недостатки устраняются кадровой службой компании. Передача и прием производятся по описи, с проставлением отметок о наличии личных дел. Ежегодно в кадровой службе должна проводиться проверка личных дел. Если выявляются недостатки в их оформлении и ведении, составляется соответствующий акт.
Отметки о проверке личного дела проставляются в дополнении к личному листку по учету кадров. Личные дела сотрудников должны храниться 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов фирмы, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, - постоянно (п. 337 Перечня). Права работника в области защиты его персональных данных Поскольку вся информация о сотруднике, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями, получаемая кадровой службой, относится к персональным данным, стороны (работник и работодатель) обязаны соблюдать нормы, установленные Законом N 152-ФЗ и гл.
В Законе N 152-ФЗ употребляются термины “оператор“ и “субъект“ персональных данных, что в случае трудовых отношений соответствует работодателю (его представителю) и работнику. Подробно вопросы защиты персональных данных в настоящей статье рассматривать не будем, укажем лишь следующее: все персональные данные работника работодатель должен получать у него самого. Если же какие-либо персональные данные можно получить лишь у третьей стороны, работник должен быть уведомлен об этом заранее, а также о целях, предполагаемых источниках и способах получения данных, о характере подлежащих получению данных и дать свое письменное согласие (п.
На работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты (п. Применительно к документам, содержащимся в отделе кадров, в частности, к личным делам, данное положение трактуется как необходимость оборудования кабинета, где хранятся указанные документы, таким образом, чтобы была исключена возможность их хищения, уничтожения или утери в результате, например, пожара. Поэтому рекомендуем личные дела хранить в несгораемых шкафах и обеспечить возможность доступа к ним только работникам, специально уполномоченным на работу с персональными данными.
Назовем основные из закрепленных ст. 89 ТК РФ прав работников в отношении их персональных данных, хранящихся у работодателя: 1. Получение полной информации о своих персональных данных, свободный бесплатный доступ к ним, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом. Данному праву корреспондирует обязанность работодателя по выдаче работнику копий документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу; приказов о переводах на другую работу; приказа об увольнении; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактических уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.), если от работника поступил соответствующий запрос. Выдать копию работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления (ст.
Данная информация представляется работнику или его представителю безвозмездно (ч. 20 Закона N 152-ФЗ). Требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований ТК РФ или иного федерального закона.
При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника последний имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии, с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения. Обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите персональных данных. Напомним, что согласно ст. 13.11 КоАП РФ нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) влечет предупреждение или наложение административного штрафа: на граждан в размере от 300 до 500 руб.; на должностных лиц - от 500 до 1000 руб.; на юридических лиц - от 5000 до 10 000 руб.
Программа для открывания файлов iso. Для того чтобы смонтировать образ диска в операционной среде потребуется сам файл и приложения для монтирования.
Личное Дело Работника Образец Рб Скачать
К.В.Шестакова Эксперт журнала “Отдел кадров бюджетного учреждения“ “Отдел кадров бюджетного учреждения“, 2010, N 2 ВНИМАНИЕ! Сообщения на сайте не проходят предварительную модерацию. Если вы являетесь автором какого-либо материала - пишите на ящик ruman988@yandex.ru для восстановления законности!